Pourquoi le cahier et le PDF finissent par poser problème
Le cahier fonctionne tant qu’une seule personne s’en sert. À deux, il faut déchiffrer l’écriture de la collègue et espérer qu’elle a noté la rougeur apparue après le dernier peeling. Le PDF signé à l’accueil ne vaut guère mieux : rangé dans un classeur, il n’est relu par personne avant la séance suivante.
Le vrai risque tient à une ligne. Une allergie au latex ou à une résine de cire notée il y a deux ans, qu’une remplaçante ne voit pas.
Le logiciel ne rend personne plus attentif ; il place cette ligne en haut de l’écran, avant le geste.
Que doit contenir une fiche cliente esthétique ?
Une fiche complète comprend six blocs : identité, diagnostic, santé déclarée, historique, préférences et consentements. Le tableau ci-dessous sert de fiche cliente esthétique exemple, à adapter à votre carte (une onglerie n’a pas besoin du même diagnostic qu’un spécialiste des soins du visage).
| Rubrique | Champs à prévoir | Qui la remplit | À quel moment |
|---|---|---|---|
| Identité | Nom, téléphone, e-mail, date de naissance, moyen de contact souhaité | La personne elle-même | Au premier contact |
| Diagnostic | Type de peau, sensibilité, zones à surveiller, phototype si vous l’utilisez | L’esthéticienne | Première séance, puis à chaque évolution |
| Santé déclarée | Allergies, grossesse ou allaitement, traitements, actes médicaux ou injections récents, réactions passées | La personne, relu avec elle | Avant la première visite, revu à chaque passage |
| Historique | Date, acte réalisé, intervenante, produit avec sa référence et son numéro de lot, réglages d’appareil, réaction observée | L’esthéticienne | Juste après la séance |
| Préférences | Pression du massage, odeurs à éviter, sensibilité à la chaleur | Les deux | Au fil des visites |
| Consentements | Accord santé, accord photo de suivi, accord publication, accord messages, avec date et version du texte signé | La personne | Avant la première séance, révocable |
Trois détails font la différence à l’usage. La santé reste une déclaration : l’esthéticienne ne pose pas de diagnostic médical, et la fiche doit l’écrire noir sur blanc. Le numéro de lot, saisi par une liste plutôt qu’en texte libre, permet de retrouver en quelques secondes toutes les personnes qui ont reçu un produit rappelé par le fabricant ou mal toléré. Et la version du formulaire signé compte : si vous modifiez vos questions l’an prochain, vous saurez à quel texte chacune a répondu.
Fiche diagnostic esthétique et fiche cliente, quelle différence ?
La fiche diagnostic esthétique (ou fiche diagnostic beauté) est la partie technique de la fiche cliente : l’observation de la peau, du corps ou des ongles faite avant d’intervenir. La fiche cliente l’englobe et y ajoute l’identité, la santé déclarée, l’historique et les accords.
Sur logiciel, gardez un diagnostic courant, modifiable, et archivez les versions précédentes avec leur date. On voit alors d’un coup d’œil qu’une peau notée grasse en octobre est devenue déshydratée en février, ce qui justifie de changer de protocole.
Quelles contre-indications faire figurer dans le questionnaire ?
Le questionnaire reprend les contre-indications propres à chaque acte que vous pratiquez, telles qu’elles figurent dans les notices de vos fabricants de produits et d’appareils. Partir de ces notices évite d’oublier une question importante comme d’en poser vingt hors sujet.
On retrouve souvent, selon les actes : la grossesse, un traitement anti-acnéique par voie orale ou un médicament photosensibilisant avant une épilation à la cire ou à la lumière pulsée, un anticoagulant, des troubles circulatoires avant un massage, une peau lésée ou une injection récente sur la zone traitée. Ces exemples sont indicatifs : la liste n’est ni exhaustive ni médicale, elle ne remplace ni les notices de vos fabricants ni, au besoin, l’avis d’un médecin.
Quelques règles rendent les réponses exploitables :
- Des questions fermées, oui ou non, avec un champ de précision seulement en cas de oui.
- Un tri par acte : la personne qui réserve une manucure ne voit pas les questions sur la lumière pulsée.
- Une alerte affichée en tête de fiche quand une réponse impose une vérification avant de commencer.
- À chaque nouvelle visite, une seule case à cocher, « rien n’a changé depuis la dernière fois », ou la mise à jour des réponses concernées.
Automatiser l’envoi du questionnaire avant le premier rendez-vous
Le questionnaire de santé se remplit mieux chez soi qu’à l’accueil, cinq minutes avant la séance, avec un stylo et une salle d’attente qui écoute. Le lien part automatiquement avec la confirmation de réservation ; la personne répond à son rythme et signe ses accords en ligne.
Si le formulaire reste vide la veille, une relance part d’elle-même, puis l’accueil le fait remplir sur place avant de commencer. Pour une cliente mineure, prévoyez l’accord d’un parent ou du représentant légal dans le même parcours, selon des modalités à vérifier (âge, type de soin, photos). Elle peut aussi garder la trace des absences, sujet traité dans notre article sur le rendez-vous non honoré en institut de beauté.
Mettre la fiche à jour en moins d’une minute après chaque séance
La fiche se consulte sur une tablette, avec un écran pensé pour des mains occupées : alertes en haut (allergies, contre-indications, refus de photo), dernière séance et produits juste en dessous, le reste repliable. Après la séance, des choix rapides suffisent : produit et lot pris dans votre liste, réaction observée, conseil donné pour la maison, prochaine étape, plus une courte note libre.
Le gain de temps tient à ces listes : cinq lignes de texte libre ne s’écrivent plus un jour de rush, trois choix à toucher du doigt se font toujours.
Comment gérer les photos avant/après ?
Les photos avant/après se prennent depuis la fiche et s’y rangent, jamais dans le téléphone personnel de l’esthéticienne. Pour qu’elles servent à comparer, il faut les prendre dans les mêmes conditions : même éclairage, même distance, même angle, fond neutre, peau démaquillée.
Distinguez deux accords : l’un pour le suivi interne, l’autre, à part, pour une publication sur votre site ou vos réseaux, en limitant si possible les éléments qui rendent la personne reconnaissable. Chacun doit pouvoir être retiré, et la fiche affiche alors le refus en tête.
Relier la fiche au planning pour ne plus rien ressaisir
Reliée au planning, la fiche s’ouvre d’elle-même pour chaque séance prévue, et chaque séance réalisée alimente l’historique sans ressaisie. Avec votre outil de réservation actuel, ce lien dépend de ce qu’il permet (accès autorisé, export, API), à vérifier avant toute promesse.
La date de la dernière séance sert aussi à proposer la suivante au bon moment, plutôt qu’un même message à tout le fichier. Nul besoin d’intelligence artificielle pour commencer : des règles simples suffisent à remonter une allergie en tête de fiche. La page logiciel pour institut de beauté présente l’outil dans son ensemble ; la fiche n’en est qu’une brique, mais c’est souvent par elle qu’on commence.
Allergies et contre-indications sont des données de santé
Une allergie, une grossesse ou un traitement en cours sont des informations de santé, que le RGPD range parmi les catégories particulières de données (les données de santé). Leur traitement est encadré plus strictement que celui d’un numéro de téléphone.
Quelques principes s’appliquent en général. Le consentement doit être explicite, recueilli à part et conservé avec sa date ; il n’est valable que s’il est libre, ce qui veut dire qu’une personne peut refuser de répondre, quitte à ce que certains actes ne soient pas réalisés. Ne demandez que ce qui sert réellement à la séance. Réservez l’accès aux personnes qui interviennent, avec un compte par personne plutôt qu’un mot de passe partagé.
La conservation se décide dès la conception.
Fixez une durée de conservation proportionnée à l’usage de la fiche et comptée à partir de la dernière visite (durée à vérifier auprès de la CNIL), archivez les fiches inactives, puis supprimez-les ou anonymisez-les à l’échéance : l’outil peut le faire seul et vous prévenir. Prévoyez aussi le cas où une personne demande une copie de sa fiche ou sa suppression ; la personne dispose d’un droit d’accès et, dans la plupart des cas, d’un droit à l’effacement, et l’export comme l’effacement doivent tenir en quelques clics.
L’hébergement et le choix des outils comptent également, surtout si un outil d’IA intervient : nous en parlons dans IA et RGPD en entreprise. Pour le détail juridique propre à votre activité, les publications de la CNIL ou un conseil spécialisé restent la référence, et le point est à vérifier au moment du projet.
Reprendre les fiches existantes dans le logiciel sans tout ressaisir
Numériser dix ans de cahiers est rarement utile : reprenez les personnes venues dans les derniers mois, en saisissant d’abord allergies et contre-indications, puis complétez chaque fiche lors de la visite suivante. Envoyez aussi le questionnaire en ligne à la clientèle existante, qui met ses réponses à jour et signe les nouveaux accords.
Côté budget, ajouter un questionnaire en ligne et une fiche partagée autour d’un outil existant relève d’une automatisation simple, entre 1 500 et 5 000 € HT. Un logiciel sur mesure complet se situe entre 8 000 € HT et plus de 30 000 € HT selon son périmètre.
Pour démarrer, listez à partir de vos notices fabricants les informations que l’équipe consulte vraiment avant un acte, puis celles qui lui ont manqué : c’est la base de votre future fiche. Pour la construire avec nous ou vérifier ce que permet votre outil actuel, parlons de votre projet.