Annulations tardives et absences
Une règle d’annulation claire appliquée automatiquement : rappel la veille, confirmation en un clic, séance décomptée en cas d’absence non prévenue selon vos conditions. Vous ne jouez plus la gendarme.
SOLANGE / CRM ET LOGICIEL MÉTIER À CLERMONT-FERRAND
Logiciel, CRM et agents IA pour studios de Pilates à Clermont-Ferrand
Solange conçoit des logiciels, des CRM et des automatisations sur mesure pour les studios de Pilates, depuis Clermont-Ferrand. L’objectif est simple : que chaque place de Reformer soit occupée, que chaque élève soit suivie, et que la gérante passe son temps à enseigner plutôt qu’à répondre aux messages.
Parler de mon projetLE POINT DE DÉPART
Les irritants des studios de Pilates,
et comment nous les réglons.
Un studio de Pilates vit de créneaux à capacité fixe : quelques machines, quelques places au sol, et chaque place vide est un revenu perdu. Les réservations arrivent par l’application, par Instagram, par WhatsApp et par téléphone. Les cartes de séances se décomptent à la main, la liste d’attente vit dans les messages, et les élèves qui décrochent ne sont relancées par personne. Voici les irritants que nous retrouvons le plus souvent, et la façon dont nous les réglons.
Scénario type, adapté à votre organisation.
LES IRRITANTS DU MÉTIER, ET NOTRE RÉPONSE
Une liste d’attente gérée par SMS
Quand une place se libère, la première personne en attente est prévenue et inscrite automatiquement si elle accepte dans le délai fixé. Sinon, la suivante est sollicitée, sans intervention de votre part.
Des cartes de séances suivies sur papier
Chaque carte ou abonnement se décompte à la réservation. L’élève reçoit une alerte quand il lui reste deux séances, avec le lien pour renouveler. Fini les oublis et les discussions en fin de cours.
Des Reformers en nombre limité
La réservation se fait par machine ou par place, avec le niveau requis et le coach du créneau. Un cours ne peut pas dépasser sa capacité réelle.
Des cours d’essai qui ne se transforment pas
Après une séance découverte, l’élève reçoit un message personnalisé, l’offre de démarrage et un rappel quelques jours plus tard. Vous voyez qui a converti et qui doit être recontacté.
Des informations santé éparpillées
Un questionnaire d’inscription recueille les points d’attention (dos, grossesse, post-partum, blessures) et le coach les retrouve avant le cours. Ces données sensibles ne sont visibles que par les personnes habilitées.
Les mêmes questions sur Instagram et WhatsApp
Un agent IA répond aux questions récurrentes (tarifs, niveaux, horaires, tenue, premier cours) à partir de vos informations, et renvoie vers la réservation. Les demandes particulières vous sont transmises.
Le planning et la paie des coachs
Le logiciel affecte les coachs aux créneaux, gère les remplacements et calcule le récapitulatif mensuel par coach, au cours ou à l’élève, prêt pour la facturation ou la paie.
Des élèves qui décrochent sans que personne ne le voie
Une élève absente depuis plusieurs semaines déclenche un message de reprise au ton du studio. Le tableau de bord montre le taux de remplissage, les cartes qui expirent et les élèves à risque.
Trop d’outils qui ne se parlent pas
Application de réservation, paiement en ligne, comptabilité, e-mailing : nous relions ce qui peut l’être, si chaque outil le permet, ou nous développons un logiciel unique quand l’empilement coûte trop cher.
DES AGENTS CONNECTÉS À VOS OUTILS
Que peut faire un agent IA pour un studio de Pilates ?
Un agent IA sur mesure peut interpréter une demande, retrouver les informations utiles et agir dans votre logiciel via les connexions autorisées, si ce logiciel le permet. Voici deux scénarios à adapter à vos outils et à vos règles de validation.
Du message Instagram à la réservation
- Le déclencheur
- Une personne demande les horaires, le niveau requis ou le prix d’un premier cours.
- Les actions dans vos outils
- L’agent répond à partir de vos informations, propose les prochains créneaux adaptés au niveau et envoie le lien de réservation ou d’essai.
- La validation métier
- Une question de santé, une demande de tarif particulier ou un mécontentement est transmis au studio.
De la place libérée à la place remplie
- Le déclencheur
- Une élève annule son cours.
- Les actions dans vos outils
- L’agent prévient la première personne de la liste d’attente, l’inscrit si elle confirme dans le délai, puis passe à la suivante sinon. Le décompte des séances se met à jour.
- La validation métier
- Les annulations hors délai et les demandes de report exceptionnel sont présentées au studio avant toute décision.
LE FONCTIONNEMENT ENVISAGÉ
Le parcours des studios de Pilates,
de bout en bout.
Inscrire et accueillir l’élève
Formulaire d’inscription, questionnaire santé, choix de la formule et paiement en ligne. La fiche élève est créée automatiquement et le coach dispose des informations utiles avant le premier cours.
Réserver et remplir chaque créneau
Réservation par place ou par machine, rappels, liste d’attente automatique et règles d’annulation appliquées sans exception, ni oubli.
Suivre les cartes et abonnements
Décompte des séances, alertes de fin de carte, renouvellement en ligne et relevé clair pour l’élève comme pour le studio.
Fidéliser et piloter
Messages de reprise pour les élèves inactives, demande d’avis après les premiers cours, tableau de bord du remplissage et du chiffre d’affaires par cours.
VOTRE APPLICATION
Ce que votre logiciel Pilates
affiche à l’écran.
- Une fiche élève avec formule, séances restantes, points d’attention et historique.
- Un planning des cours avec remplissage, liste d’attente et coach affecté.
- Un tableau de bord : taux de remplissage, cartes qui expirent, élèves inactives.
IA, RÈGLES ET VALIDATIONS
Des agents IA encadrés
pour les studios de Pilates.
Les automatisations appliquent les règles que vous fixez ; les exceptions (geste commercial, report exceptionnel, situation de santé) restent décidées par le studio. Les informations de santé sont des données sensibles : elles sont recueillies avec le consentement de l’élève et réservées aux personnes qui en ont besoin.
UN PREMIER PÉRIMÈTRE UTILE
Tester votre logiciel Pilates sur vos dossiers.
Un premier périmètre peut couvrir la liste d’attente automatique et les rappels avant cours. On teste les annulations à la dernière minute, les élèves qui ne répondent pas, les doubles réservations et les cartes arrivées à zéro.
Les indicateurs à suivre
- Taux de remplissage des cours et nombre de places perdues par annulation tardive.
- Part des séances d’essai transformées en carte ou abonnement.
- Temps passé chaque semaine à gérer les messages et la liste d’attente.
Les objectifs chiffrés se fixent après mesure de votre situation de départ.
VOS QUESTIONS
Questions fréquentes
sur le logiciel Pilates.
Faut-il abandonner notre application de réservation ?
Non, si elle fait bien son travail. Nous automatisons autour d’elle quand ses accès le permettent. Un logiciel sur mesure se justifie quand les abonnements, les commissions ou l’empilement d’outils coûtent plus cher que le service rendu.
La liste d’attente peut-elle vraiment fonctionner seule ?
Oui, avec des règles claires : délai de réponse, ordre d’inscription, prévenance minimale avant le cours. Les cas particuliers restent visibles pour le studio.
Comment sont protégées les informations de santé des élèves ?
Elles sont recueillies avec le consentement de l’élève, visibles uniquement par les coachs concernés et hébergées selon le niveau de protection retenu au cadrage, conformément au RGPD.
Un agent IA peut-il répondre à nos messages Instagram ?
Il peut répondre aux questions courantes à partir de vos informations et orienter vers la réservation, si le canal le permet techniquement. Tout ce qui sort du cadre vous est transmis.
Quel prix pour un logiciel sur mesure pour studio de Pilates ?
À titre indicatif, une automatisation ciblée se situe entre 1 500 et 5 000 € HT, un agent IA entre 3 000 et 12 000 € HT, et un CRM ou logiciel métier sur mesure entre 8 000 € HT et plus de 30 000 € HT selon le périmètre. Le devis dépend des écrans, des règles, des connexions et de la reprise des données. Le cadrage doit distinguer le développement, l’hébergement, les coûts d’usage de l’IA et la maintenance. Les exemples de documents, les accès aux interfaces et la disponibilité des personnes qui valident le projet déterminent aussi le calendrier.
Solange est implanté à Clermont-Ferrand. Présentez votre organisation, les étapes à automatiser et les logiciels utilisés pour définir un premier périmètre cohérent.
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