Les rendez-vous non honorés
Rappel automatique la veille avec confirmation en un clic, relance si pas de réponse, et acompte en ligne pour les prestations longues ou les nouvelles clientes, selon vos conditions.
SOLANGE / CRM ET LOGICIEL MÉTIER À CLERMONT-FERRAND
Logiciel, CRM et agents IA pour instituts et salons de beauté à Clermont-Ferrand
Solange conçoit des logiciels, des CRM et des automatisations sur mesure pour les instituts et salons de beauté, depuis Clermont-Ferrand. L’objectif : moins de rendez-vous perdus, moins d’interruptions pendant les soins, et des clientes qui reviennent au bon moment.
Parler de mon projetLE POINT DE DÉPART
Les irritants des instituts et salons de beauté,
et comment nous les réglons.
Dans un institut, le temps est la marchandise. Un rendez-vous non honoré, c’est une cabine vide et un créneau impossible à revendre. Le téléphone sonne pendant les soins, les messages arrivent sur Instagram, l’agenda jongle entre durées, cabines et praticiennes, et les informations importantes sur la cliente dorment dans un cahier. Voici les irritants que nous retrouvons le plus souvent, et la façon dont nous les réglons.
Scénario type, adapté à votre organisation.
LES IRRITANTS DU MÉTIER, ET NOTRE RÉPONSE
Le téléphone qui sonne pendant les soins
Un agent IA répond aux demandes courantes (tarifs, durées, disponibilités, préparation d’un soin) par message ou sur le site, et propose un créneau. Vous rappelez seulement quand c’est nécessaire.
Un agenda trop complexe pour un outil générique
Durée réelle par prestation, temps de pause, cabine et matériel nécessaires, praticienne formée au soin : le planning tient compte de vos contraintes au lieu de vous laisser les vérifier à la main.
Des fiches clientes dans un cahier
Allergies, contre-indications, type de peau, historique des soins et produits utilisés réunis dans une fiche partagée, consultable avant chaque rendez-vous. Les données sensibles restent réservées à l’équipe.
Des clientes qui ne reviennent pas au bon moment
Chaque prestation a son rythme : remplissage d’ongles, épilation, soin du visage. La relance part au bon intervalle avec un lien de réservation, au lieu d’un message promotionnel envoyé à tout le monde.
Des forfaits et cartes cadeaux difficiles à suivre
Décompte automatique des cures, date de validité des cartes cadeaux, alerte avant expiration et historique consultable par la cliente comme par l’institut.
Des messages Instagram sans réponse
Les demandes reçues sur les réseaux sont centralisées avec les autres, et l’agent IA répond aux questions récurrentes. Les demandes particulières remontent à la bonne personne.
Les stocks de produits et de consommables
Alerte de seuil sur les produits de revente et les consommables de cabine, liste de commande préparée pour le fournisseur, suivi des ventes par praticienne.
Peu d’avis Google malgré des clientes satisfaites
Une demande d’avis part après le rendez-vous, au moment où la cliente est encore sous le charme, avec un lien direct vers votre fiche Google.
Les commissions des plateformes de réservation
Nous automatisons autour de votre plateforme (Planity, Treatwell, Booksy ou autre) si elle le permet, ou nous développons votre propre outil de réservation quand les commissions et la dépendance pèsent trop lourd.
DES AGENTS CONNECTÉS À VOS OUTILS
Que peut faire un agent IA pour un institut de beauté ?
Un agent IA sur mesure peut interpréter une demande, retrouver les informations utiles et agir dans votre logiciel via les connexions autorisées, si ce logiciel le permet. Voici deux scénarios à adapter à vos outils et à vos règles de validation.
De la question à la réservation, pendant que vous êtes en soin
- Le déclencheur
- Une cliente écrit pour connaître le prix d’un soin, sa durée ou une disponibilité.
- Les actions dans vos outils
- L’agent répond à partir de votre carte de prestations, propose des créneaux compatibles avec la durée et la cabine nécessaires, et envoie le lien de réservation.
- La validation métier
- Une question médicale, une réclamation ou une demande de geste commercial est transmise à l’institut.
Du dernier soin à la prochaine visite
- Le déclencheur
- Le délai habituel d’une prestation est atteint (remplissage, épilation, soin).
- Les actions dans vos outils
- L’agent envoie un message personnalisé avec le prénom de la praticienne et un lien vers les créneaux disponibles, puis met à jour la fiche cliente.
- La validation métier
- Les clientes qui ont demandé à ne plus être contactées sont exclues automatiquement.
LE FONCTIONNEMENT ENVISAGÉ
Le parcours des instituts et salons de beauté,
de bout en bout.
Accueillir la nouvelle cliente
Réservation en ligne, acompte si nécessaire, questionnaire préalable (allergies, contre-indications) et fiche cliente créée automatiquement avant le premier soin.
Sécuriser chaque rendez-vous
Rappels, confirmation, liste d’attente pour les créneaux libérés et application de vos conditions d’annulation sans avoir à en parler à chaque fois.
Personnaliser le soin
La praticienne retrouve l’historique, les produits utilisés et les points d’attention. Les cures et forfaits se décomptent automatiquement.
Faire revenir et fidéliser
Relance au rythme de chaque prestation, demande d’avis Google, offres d’anniversaire et tableau de bord du chiffre d’affaires par praticienne et par prestation.
VOTRE APPLICATION
Ce que votre logiciel institut de beauté
affiche à l’écran.
- Une fiche cliente avec historique des soins, allergies, forfaits en cours et préférences.
- Un agenda par praticienne et par cabine, avec durées et temps de pause.
- Un tableau de bord : rendez-vous non honorés, taux de retour, ventes de produits.
IA, RÈGLES ET VALIDATIONS
Des agents IA encadrés
pour les instituts et salons de beauté.
Les automatisations appliquent vos règles ; les gestes commerciaux, les exceptions et les conseils de soin restent décidés par l’équipe. Les informations sur les allergies ou les contre-indications sont des données sensibles : elles sont recueillies avec le consentement de la cliente et réservées aux praticiennes concernées.
UN PREMIER PÉRIMÈTRE UTILE
Tester votre logiciel institut de beauté sur vos dossiers.
Un premier périmètre peut couvrir les rappels avec confirmation et la relance au rythme des prestations. On teste les rendez-vous déplacés, les clientes sans téléphone mobile, les prestations enchaînées et les annulations hors délai.
Les indicateurs à suivre
- Nombre de rendez-vous non honorés par mois et chiffre d’affaires perdu.
- Taux de clientes qui reprennent rendez-vous dans le délai prévu pour leur prestation.
- Temps passé au téléphone et sur les messages pendant les heures de soin.
Les objectifs chiffrés se fixent après mesure de votre situation de départ.
VOS QUESTIONS
Questions fréquentes
sur le logiciel institut de beauté.
Peut-on garder Planity, Treatwell ou notre agenda actuel ?
Oui, si ses accès le permettent : nous automatisons autour (rappels, relances, fiches clientes, avis). Un outil sur mesure se justifie quand les commissions ou les limites de la plateforme freinent l’institut.
Demander un acompte ne fait-il pas fuir les clientes ?
Il peut être réservé aux prestations longues ou aux nouvelles clientes, et présenté comme une garantie de créneau. Vous choisissez les règles, l’automatisation les applique avec constance.
Les fiches clientes sont-elles conformes au RGPD ?
Elles sont conçues pour l’être : informations limitées à ce qui sert le soin, consentement pour les données sensibles, accès réservé à l’équipe et durée de conservation définie au cadrage.
Un agent IA peut-il prendre des rendez-vous ?
Il peut proposer des créneaux et réserver dans votre agenda si celui-ci le permet, ou envoyer le lien de réservation. Les demandes particulières vous sont transmises.
Quel prix pour un logiciel sur mesure pour institut de beauté ?
À titre indicatif, une automatisation ciblée se situe entre 1 500 et 5 000 € HT, un agent IA entre 3 000 et 12 000 € HT, et un CRM ou logiciel métier sur mesure entre 8 000 € HT et plus de 30 000 € HT selon le périmètre. Le devis dépend des écrans, des règles, des connexions et de la reprise des données. Le cadrage doit distinguer le développement, l’hébergement, les coûts d’usage de l’IA et la maintenance. Les exemples de documents, les accès aux interfaces et la disponibilité des personnes qui valident le projet déterminent aussi le calendrier.
Solange est implanté à Clermont-Ferrand. Présentez votre organisation, les étapes à automatiser et les logiciels utilisés pour définir un premier périmètre cohérent.
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