SOLANGE / CRM ET LOGICIEL MÉTIER À CLERMONT-FERRAND
Solange conçoit des CRM, des automatisations et des agents IA sur mesure pour les organismes de formation, depuis Clermont-Ferrand. Notre point de départ : les paiements retardés pour un papier manquant, les preuves Qualiopi cherchées la veille de l’audit, et les mêmes informations ressaisies dans dix documents.
Parler de mon projetLE POINT DE DÉPART
Un organisme de formation vend de la pédagogie mais passe une grande partie de son temps sur l’administratif : conventions, convocations, émargements par demi-journée, évaluations à chaud et à froid, certificats de réalisation, dossiers de financement, bilan pédagogique et financier. Une seule incohérence entre deux documents peut retarder un paiement, et chaque audit Qualiopi demande de retrouver les preuves de l’année. Voici les irritants que nous retrouvons le plus souvent, et la façon dont nous les réglons.
Scénario type, adapté à votre organisation.
LES IRRITANTS DU MÉTIER, ET NOTRE RÉPONSE
Avant chaque envoi, un contrôle automatique vérifie la cohérence entre convention, convocation, émargements et certificat de réalisation (dates, horaires, signatures, SIRET). Le dossier est assemblé et relancé tant qu’il est incomplet.
Émargement numérique par demi-journée, alerte immédiate sur les signatures manquantes et, pour le distanciel, import des relevés de connexion dans le dossier de preuve si la plateforme le permet.
Facturation et relances adaptées au payeur réel, envoi automatique au client des pièces dont il a besoin pour se faire rembourser, et tableau des encours par financeur. Les règles se vérifient OPCO par OPCO.
Chaque document produit (convocation, évaluation, réclamation, action corrective) est rangé automatiquement face aux exigences du référentiel en vigueur, et un tableau montre les preuves manquantes bien avant l’audit.
Envoi programmé dès l’inscription, relances par e-mail ou SMS, synthèse des réponses par l’IA et propositions d’amélioration, avec un historique daté de toute la boucle.
Une saisie unique du stagiaire, de la session et du financement, puis conventions, convocations, attestations et certificats générés à partir de vos modèles, signés et envoyés au bon moment.
Les données sont structurées toute l’année ; le BPF se pré-remplit, les écarts sont signalés et il ne reste qu’à contrôler avant la télédéclaration.
Accusé de réception immédiat, qualification par un agent IA (financement, statut, date souhaitée), pipeline du devis à la convention et relances planifiées.
Suivi du remplissage, alerte avant la date de maintien, relance de la liste d’attente et des prospects intéressés, application de vos conditions en cas d’annulation.
Rappels au stagiaire avant l’entrée en formation puis pour son attestation de sortie, calendrier des étapes de chaque dossier et pièces générées au format attendu, si vos outils le permettent.
Un espace formateur pour les disponibilités, les documents, les émargements et les factures, avec des alertes sur les pièces de conformité à renouveler.
Nous relions votre logiciel de gestion de formation, l’émargement, la signature, la facturation et le CRM quand leurs accès le permettent, ou nous développons l’outil qui vous manque.
DES AGENTS CONNECTÉS À VOS OUTILS
Un agent IA sur mesure peut interpréter une demande, retrouver les informations utiles et agir dans votre logiciel via les connexions autorisées, si ce logiciel le permet. Voici deux scénarios à adapter à vos outils et à vos règles de validation.
LE FONCTIONNEMENT ENVISAGÉ
Demande qualifiée, devis, convention et convocation générés à partir d’une saisie unique, signés électroniquement.
Émargements numériques, évaluations programmées, relevés de connexion pour le distanciel, preuves rangées automatiquement.
Dossier de financement contrôlé avant envoi, facturation au bon payeur, relances suivies jusqu’au paiement.
Synthèse des évaluations, actions correctives tracées, préparation de l’audit Qualiopi et du BPF sans course de dernière minute.
VOTRE APPLICATION
IA, RÈGLES ET VALIDATIONS
Les automatisations produisent les documents et signalent les écarts ; l’organisme valide les dossiers, les factures et les réponses aux auditeurs. Les règles des financeurs et du référentiel Qualiopi évoluent : elles se vérifient auprès de chaque OPCO, de France compétences et de votre certificateur.
UN PREMIER PÉRIMÈTRE UTILE
Un premier périmètre peut couvrir le contrôle de cohérence des dossiers OPCO avant envoi, ou l’émargement numérique avec alertes. On teste les sessions sur plusieurs jours, les absences partielles, le distanciel et les changements d’horaires.
Les objectifs chiffrés se fixent après mesure de votre situation de départ.
VOS QUESTIONS
Non, s’il vous convient. Nous automatisons autour de Digiforma, Dendreo ou de votre outil quand ses accès le permettent, et nous développons seulement ce qui manque.
Non. Elle range les preuves et signale ce qui manque ; la conformité dépend de vos pratiques et de l’appréciation de l’auditeur.
Les règles varient selon l’OPCO et le dispositif. L’outil facture le bon payeur et prépare les pièces de remboursement pour l’entreprise ; les conditions exactes se vérifient auprès de chaque OPCO.
Nous utilisons les accès et les connecteurs que ces plateformes ou votre logiciel de gestion proposent. La faisabilité se vérifie au diagnostic.
À titre indicatif, une automatisation ciblée se situe entre 1 500 et 5 000 € HT, un agent IA entre 3 000 et 12 000 € HT, et un CRM ou logiciel métier sur mesure entre 8 000 € HT et plus de 30 000 € HT selon le périmètre. Le devis dépend des écrans, des règles, des connexions et de la reprise des données. Le cadrage doit distinguer le développement, l’hébergement, les coûts d’usage de l’IA et la maintenance. Les exemples de documents, les accès aux interfaces et la disponibilité des personnes qui valident le projet déterminent aussi le calendrier.
Solange est implanté à Clermont-Ferrand. Présentez votre organisation, les étapes à automatiser et les logiciels utilisés pour définir un premier périmètre cohérent.
Comprendre notre approche technique Tout savoir sur le CRM sur mesure Voir les tarifsVOTRE MÉTIER, VOTRE LOGICIEL
Indiquez votre secteur et le processus que vous souhaitez automatiser. Quelques exemples suffisent pour commencer à cadrer le besoin.
Demander un devisSUR LE BLOG
Automatiser la feuille d’émargement en formation : ce que l’OPCO vérifie, les erreurs qui font refuser un dossier et le contrôle automatique avant l’envoi.
Évaluation à froid Qualiopi : programmer les questionnaires dès l’inscription, relancer sans y penser, faire synthétiser les réponses par l’IA, preuves datées.