D’où viennent les écarts entre 8 000 € HT et plus de 30 000 € HT
Le bas de la fourchette correspond à un outil interne centré sur un seul parcours, pour quelques utilisateurs. Le haut, à un logiciel avec plusieurs rôles, un portail client, des connexions à l’ERP (si celui-ci le permet) et des fonctions d’intelligence artificielle. Entre les deux, c’est le nombre de parcours, d’écrans et de logiciels à relier qui fait la différence.
Une automatisation entre outils existants, sans interface à développer, coûte beaucoup moins : à partir de 1 500 € HT, et en général sous 5 000 € HT.
| Type de projet | Fourchette indicative |
|---|---|
| Automatisation simple entre outils existants | 1 500 à 5 000 € HT |
| Agent IA ou chatbot | 3 000 à 12 000 € HT |
| CRM ou logiciel métier sur mesure | 8 000 € HT à plus de 30 000 € HT |
| Maintenance et hébergement | à partir de 150 € HT / mois |
Trois projets types, du bas au haut de la fourchette
Le cas le plus fréquent est le tableur partagé devenu ingérable. Une équipe suit ses interventions dans Excel : versions multiples, formules cassées, aucune trace de qui a modifié quoi. Une application web simple, avec une base de données, quelques écrans et des droits d’accès, se situe dans le bas de la fourchette. L’article remplacer Excel par un logiciel sur mesure décrit ce type de projet.
Au milieu, on trouve par exemple un CRM métier pour un bureau d’études : suivi des projets par jalons, devis, documents, relances, plusieurs rôles. Une première version demande à partir de 8 semaines.
Le haut de la fourchette correspond à un logiciel avec portail client et IA. Vos clients déposent leurs documents, un agent IA les lit et pré-remplit le dossier, votre équipe valide, et les données remontent dans la facturation lorsque celle-ci le permet.
Ce que vous payez, poste par poste
Le cadrage et la conception viennent en premier : comprendre votre métier, dessiner les écrans, écrire les règles de gestion. C’est la partie que les clients sous-estiment le plus, et celle qui évite le plus de dépenses ensuite.
Le développement couvre l’interface, la base de données, les droits d’accès et les fonctions métier. Les connexions avec le CRM, l’ERP, la facturation ou la messagerie s’y ajoutent, si ces logiciels le permettent (API, export, accès autorisé). Tous ne sont pas connectables, et c’est vérifié au diagnostic.
Restent la reprise des données, c’est-à-dire l’import et le nettoyage de vos fichiers ou de l’ancien logiciel, puis les tests sur vos cas réels et la prise en main par les équipes.
Après la livraison, ce qui continue de coûter
Un logiciel vit. Il faut l’héberger, le sauvegarder, appliquer les mises à jour de sécurité et suivre les évolutions des outils qui lui sont reliés. Chez Solange, cette maintenance démarre à 150 € HT par mois. Les nouvelles fonctions sont chiffrées à part, selon vos priorités.
Si le logiciel intègre de l’IA, ajoutez l’usage du modèle, facturé au volume par son fournisseur. Il s’estime dès le départ à partir de votre volume réel.
Tenir le budget sans rogner sur l’essentiel
- Livrer d’abord une première version qui couvre un parcours complet, puis étendre.
- Fournir des exemples réels : un dossier type en dit plus qu’un long document.
- Garder les outils qui font bien leur travail au lieu de tout remplacer.
- Séparer l’indispensable du souhaitable dès le cadrage.
- Comparer sur trois à cinq ans avec le coût des licences et du temps perdu, pas seulement avec le prix initial.
Ce qui fait déraper un devis en cours de route
Décrire la solution au lieu du problème arrive très souvent. « Il nous faut tel écran » ferme la discussion, alors que « nous perdons du temps à cet endroit » laisse la place à une solution parfois plus simple et moins chère.
Les ajouts en cours de projet, sans arbitrage, repoussent chaque fois la mise en service. Reproduire l’ancien outil à l’identique, contournements compris, revient à payer pour garder ses défauts.
La reprise des données réserve aussi des surprises. Des fichiers incohérents, avec trois orthographes pour le même client, demandent un nettoyage avant import. Enfin, une connexion promise sans vérification peut faire exploser le budget : si votre ERP n’a ni API ni export exploitable, il faut le savoir avant de chiffrer, pas après.
Pour recevoir un devis qui tienne la route
Un prestataire ne peut chiffrer correctement que ce qu’il comprend. Décrivez le processus actuel étape par étape et les personnes qui interviennent, joignez des fichiers, documents ou captures d’écran réels, listez les logiciels à conserver avec ce que vous savez de leurs accès, indiquez le nombre d’utilisateurs et leurs rôles, et classez les fonctions entre « indispensable » et « plus tard ». Le guide du cahier des charges d’un logiciel sur mesure reprend tout cela en détail.
Avant de vous lancer, posez-vous aussi la question du logiciel du marché. Si un outil standard couvre bien votre besoin, c’est souvent le meilleur choix. Le sur-mesure se justifie quand votre fonctionnement est spécifique, que vous jonglez entre plusieurs outils ou que les licences par utilisateur pèsent lourd. Nous l’évaluons avec vous avant tout projet de logiciel sur mesure pour PME, et le comparatif CRM sur mesure ou HubSpot / Salesforce illustre ce choix pour la gestion commerciale.
Propriété, paiement, délais : les points à régler au contrat
Le code et les données doivent vous appartenir, ou vous devez au moins pouvoir les récupérer. Tout dépend du contrat, et l’article sur la propriété du code source détaille ce qu’il faut y lire.
Le paiement peut s’étaler. Un projet découpé en versions successives répartit l’investissement et permet de valider chaque étape avant la suivante.
Pour les délais, une première version utilisable d’un CRM ou d’un logiciel métier demande à partir de 8 semaines. Le calendrier précis se fixe après le cadrage, selon les connexions à réaliser et l’état des données à reprendre.
Une fois le logiciel livré, il reste à prévoir son entretien : notre guide pour lire un contrat de maintenance et dimensionner son budget détaille ce que couvre le forfait et ce qui en est exclu.
Situer votre projet dans la fourchette
Le prix d’un logiciel sur mesure dépend de quatre choses : le nombre de parcours, le nombre d’utilisateurs et de rôles, les connexions possibles avec vos logiciels et la part d’IA. Si vous pouvez décrire un dossier type et lister vos outils actuels, une estimation réaliste est à portée d’un rendez-vous. Parlons de votre projet avec un ou deux dossiers réels sous le bras.