Le coût ne figure dans aucun tableau de bord. Un vendeur qui passe sa fin d’après-midi à courir après un justificatif de domicile ne fait pas d’essai et ne rappelle pas ses prospects.
Ce que contient le dossier, bloc par bloc
Avant d’automatiser quoi que ce soit, il faut écrire la liste. Le tableau reprend les pièces courantes ; les exigences évoluent et se vérifient au moment du projet (ANTS, service-public, organismes de financement).
| Bloc | Pièces ou mentions habituelles | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Reprise VO | Certificat de cession signé par les deux parties, carte grise barrée avec mention de vente datée et signée, certificat de situation administrative (le « non-gage » d’usage) | Il doit être récent : l’exigence courante est d’environ 15 jours, à confirmer auprès de l’acheteur ou de l’organisme |
| Bon de commande VN | Désignation du véhicule, prix TTC frais de préparation inclus, prix des options, mode de paiement, date limite de livraison | Sans date convenue, livraison au plus tard 30 jours après le contrat |
| Bon de commande VO | Écrit, prix TTC, kilométrage (« non garanti » si l’historique est inconnu), médiateur de la consommation, garantie légale de conformité | Mentions obligatoires à jour sur le modèle utilisé |
| Financement | Offre signée par le client, justificatifs demandés par l’organisme | L’accord n’est définitif qu’à réception de l’ensemble |
| Immatriculation | Demande d’immatriculation, mandat du client à la concession, justificatifs | Saisie dans le SIV avec l’habilitation de la concession |
| Livraison | Procès-verbal de livraison, remise des documents et des clés | Tous les blocs précédents doivent être soldés |
Pour la reprise, le contrôle technique mérite une précision. Il n’est en principe pas exigé quand le particulier cède son véhicule à un professionnel, qui le reprend en l’état. En revanche, si la concession revend ce VO à un particulier et qu’il a plus de 4 ans, un contrôle récent (moins de 6 mois en règle générale) sera demandé à la revente. Demander le dernier procès-verbal dès la reprise aide à anticiper la remise en état ; la règle exacte se vérifie au moment du projet.
La déclaration de cession incombe à l’ancien propriétaire et doit intervenir dans les 15 jours suivant la vente. Dans une reprise, la concession la réalise souvent pour son client, avec son accord et ses accès. Qui la fait, et quand, doit figurer dans la liste, sinon chacun pense que l’autre s’en est chargé.
Pourquoi un dossier de vente reste incomplet jusqu’à la veille de la livraison ?
Un dossier reste incomplet parce que personne ne voit, à un instant donné, ce qui manque sur l’ensemble des ventes en cours. Chaque vendeur tient ses dossiers à sa manière : une pochette cartonnée, des photos sur son téléphone, des pièces reçues par e-mail sur sa boîte personnelle.
Trois situations reviennent. Le certificat de non-gage a été demandé à la signature du bon de commande, mais le véhicule neuf arrive six semaines plus tard et le document a expiré. Le client a envoyé une photo de sa pièce d’identité coupée en bas, et personne ne s’en aperçoit avant la saisie SIV. Le financement est « accepté » au téléphone par l’organisme, mais il manque un bulletin de salaire et les fonds ne sont pas débloqués le jour prévu.
Aucun de ces cas ne relève de la négligence : des pièces à durée de validité, quatre interlocuteurs, et un suivi tenu de mémoire.
Une liste de pièces propre à chaque vente
La première chose à automatiser est la liste elle-même, générée à partir des caractéristiques de la vente. Un VN payé comptant sans reprise n’appelle pas les mêmes pièces qu’un VO en LOA avec reprise d’un véhicule encore financé.
Le vendeur renseigne quelques critères à l’ouverture du dossier : VN ou VO, reprise ou non, mode de paiement, client particulier ou société. L’outil en déduit la liste et l’affiche avec un état par pièce (attendue, reçue, à vérifier, validée). Pour une société, il ajoute par exemple un justificatif d’existence de l’entreprise (extrait Kbis) ; pour une reprise encore gagée, il signale qu’il faudra probablement solder le crédit avant d’obtenir un non-gage exploitable.
Cette liste n’invente rien : elle reprend les règles de la concession, écrites une fois et tenues à jour par une personne désignée.
Le lien de dépôt et les relances
Le client reçoit un lien personnel qui lui montre ce qu’on attend de lui et lui permet de déposer depuis son téléphone. Il photographie sa carte grise barrée, ajoute son justificatif de domicile, et voit immédiatement ce qui reste.
Les relances partent ensuite seules, en nommant la pièce : « il nous manque votre certificat de non-gage, à télécharger sur HistoVec », plutôt qu’un message générique sur « vos documents ». Elles tiennent compte du calendrier. Un document à durée de validité courte, comme le non-gage, n’est réclamé qu’à l’approche de la livraison, pour ne pas avoir à le redemander.
Fixez une limite dès le départ : deux relances écrites au plus, puis une alerte au vendeur, qui appelle.
Lire les documents pour pré-remplir, sans rien valider seul
La lecture automatique des pièces fait gagner du temps sur la ressaisie, à condition de rester une proposition. Quand le client dépose sa carte grise, l’IA en extrait l’immatriculation, le numéro VIN, la date de première mise en circulation et le nom du titulaire. Elle compare ces informations à celles du certificat de cession et du bon de commande.
Les écarts sont signalés, pas corrigés. Un nom de titulaire différent de celui du client (véhicule au nom du conjoint, d’une société) bloque la ligne et demande une décision du vendeur. Une pièce floue, coupée ou d’un autre véhicule est refusée avec un message clair au client.
L’IA peut se tromper sur une photo médiocre : une pièce ne passe « validée » qu’après un clic humain, et les champs pré-remplis restent modifiables.
Pour la carte grise du véhicule vendu, l’automatisation s’arrête à la porte du SIV. La concession doit être habilitée par la préfecture, et la saisie se fait avec cette habilitation ; ce qu’on automatise, c’est la préparation : les pièces réunies, contrôlées, et le mandat du client signé.
La liste « prêt à livrer », pour décider de la date
La liste « prêt à livrer » rassemble, pour chaque véhicule attendu dans les prochains jours, l’état de tous les blocs. Elle se lit en une minute à la réunion du matin.
- Reprise : pièces validées, déclaration de cession faite ou programmée.
- Bon de commande : signé, date limite de livraison connue.
- Financement : offre signée et justificatifs transmis à l’organisme, déblocage confirmé.
- Immatriculation : dossier complet, carte grise demandée ou certificat provisoire d’immatriculation disponible, selon le cas.
- Atelier : préparation terminée, accessoires posés.
Un dossier qui n’a pas tout au vert ne reçoit pas de rendez-vous de livraison. Ce principe évite de décaler un rendez-vous que le client a déjà annoncé chez lui. En VN, quand la date limite du bon de commande approche, l’alerte remonte au chef des ventes : une fois la date dépassée, l’acheteur peut, sous certaines conditions, mettre fin à la vente et demander le remboursement.
Relier l’outil au DMS, et à quel prix
La plupart des concessions travaillent déjà dans un DMS (Reynolds & Reynolds, Nextlane, Skilliance, Incadea, selon les marques et les groupes). L’outil de suivi des dossiers ne le remplace pas. Il peut en récupérer les bons de commande et les fiches clients, et y renvoyer l’état des pièces, si le logiciel le permet : API, export régulier, accès autorisé par l’éditeur ou par le constructeur. Cela se vérifie au diagnostic, jamais avant.
Côté budget, selon la grille de nos tarifs : un circuit automatisé limité à la liste de pièces, au lien de dépôt et aux relances se situe entre 2 500 et 5 000 € HT. Avec la lecture des documents et des échanges avec plusieurs outils, on passe dans la tranche de 5 000 à 9 000 € HT. Si le suivi des dossiers s’intègre à un CRM pensé pour la concession automobile qui couvre aussi le traitement des leads en concession automobile et l’après-vente, on parle d’un CRM métier connecté, entre 15 000 et 30 000 € HT.
La méthode est celle de nos projets d’automatisation de processus à Clermont-Ferrand : écrire le circuit existant, puis retirer ressaisies et relances manuelles une étape après l’autre.
Commencer par une seule famille de ventes
Le plus sûr est de démarrer sur la famille de ventes qui coince le plus : souvent le VO avec reprise et financement, où les trois blocs les plus fragiles se cumulent. Prenez les dix derniers dossiers livrés en retard, notez la pièce qui a bloqué chacun : vous avez votre liste de départ et vos règles de relance. Si vous voulez en parler avec nous, avec vos propres dossiers sous les yeux, décrivez-nous votre circuit de vente.